La facturación electrónica en Colombia se ha consolidado como una herramienta clave para modernizar el sistema tributario y mejorar el cumplimiento fiscal. Desde 2025, tanto personas naturales como jurídicas deben cumplir con ciertas condiciones para emitir factura electrónica, y es esencial conocer los topes de ingresos para evitar sanciones.
¿Quiénes deben facturar electrónicamente?
Los topes de ingresos que obligan a emitir factura electrónica están establecidos en unidades de valor tributario (UVT). Para 2025, si una persona natural supera los 3,500 UVT anuales en ingresos brutos por ventas o servicios, deberá facturar electrónicamente. Esto equivale a aproximadamente $174 millones de pesos.
Los contratistas del Estado tienen un límite más alto de 4,000 UVT. También están obligados aquellos que, aunque no superen estos límites, tengan más de un establecimiento, manejen intangibles, sean usuarios aduaneros o gestionen consignaciones bancarias por encima de 3,500 UVT.
Además de las personas naturales, todas las empresas (personas jurídicas) que enajenen bienes o presten servicios deben emitir factura electrónica, sin importar su nivel de ingresos. También lo deben hacer quienes son responsables de IVA o Impuesto al Consumo, y los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST).
Requisitos para emitir factura electrónica
Para cumplir con la facturación electrónica, es necesario:
- Estar inscrito en el RUT con las responsabilidades tributarias correspondientes.
- Contar con un software de facturación electrónica autorizado por la DIAN. Este debe cumplir con el formato XML-UBL y ser validado previamente por la entidad.
- Obtener un certificado de firma digital vigente.
- Habilitar la numeración de las facturas ante la DIAN y pasar por un período de pruebas.
Contar con un software como Alegra facilita este proceso, ya que automatiza muchas de las tareas necesarias, garantizando el cumplimiento.
Multas por no facturar electrónicamente
No cumplir con la obligación de emitir factura electrónica puede resultar en severas sanciones:
- Cierre temporal del establecimiento por tres días consecutivos en caso de reincidencia.
- Multa económica del 5% de los ingresos operacionales del mes anterior a la infracción, con un tope máximo de 950 UVT.
Es fundamental entender que las sanciones no solo implican gastos adicionales, sino también una interrupción en las operaciones comerciales.
Beneficios fiscales de la facturación electrónica
La facturación electrónica trae varios beneficios, tanto para los contribuyentes como para el Estado. Entre estos se destacan:
- Reducción de costos operativos al eliminar el uso de papel.
- Mayor transparencia y control fiscal, lo que facilita el proceso de auditoría por parte de la DIAN.
- Agilidad en los procesos administrativos, ya que las facturas electrónicas se procesan de manera más rápida y eficiente.
La integración con sistemas contables
El uso de software contable especializado facilita la integración de la facturación electrónica con otros procesos empresariales. Esta integración asegura que las operaciones fiscales sean más precisas, reduciendo la posibilidad de errores y el tiempo dedicado a la contabilidad. Empresas como Alegra permiten automatizar la emisión de facturas y su registro contable, optimizando los recursos y reduciendo cargas administrativas.
Evolución y obligatoriedad de la facturación electrónica
Desde su implementación en 2018, la facturación electrónica ha sido obligatoria para ciertos sectores, comenzando con grandes y medianas empresas. En 2023, la obligatoriedad se extendió a todos los comercios, incluidos los pequeños negocios, eliminando el uso de talonarios o tiquetes sin control fiscal.
A partir de 2025, los contribuyentes deberán adaptarse a una nueva fase de digitalización en sus procesos fiscales, lo que incluye la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas incluso en operaciones menores, según lo establecido por las normativas más recientes de la DIAN.
La facturación electrónica en Colombia es un paso hacia la modernización y eficiencia del sistema tributario. Conocer los topes de ingresos, cumplir con los requisitos establecidos y evitar las sanciones es fundamental para los empresarios. Implementar un software adecuado puede hacer este proceso más sencillo y eficiente, asegurando el cumplimiento con las normativas fiscales y aprovechando los beneficios que esta modalidad ofrece.
