En Colombia, la factura es un documento fundamental que respalda legal y fiscalmente las transacciones comerciales. Su correcta elaboración es crucial tanto para el vendedor como para el comprador, ya que garantiza la transparencia y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
¿Qué es una factura?
Una factura es un comprobante que certifica la venta de bienes o la prestación de servicios. Además de servir como respaldo contable, permite a las autoridades fiscales verificar las operaciones comerciales y calcular los impuestos correspondientes.
Elementos obligatorios de una factura en Colombia
Según el artículo 617 del Estatuto Tributario, una factura debe contener los siguientes datos:
- Identificación del vendedor: nombre o razón social, NIT, dirección y régimen tributario.
- Identificación del comprador: nombre o razón social y NIT.
- Número de factura: consecutivo autorizado por la DIAN.
- Fecha de expedición: día en que se emite la factura.
- Descripción detallada: productos o servicios vendidos, incluyendo cantidad, precio unitario y total.
- Valor total de la operación: incluye subtotal, impuestos aplicables (como el IVA) y el total a pagar.
- Forma de pago: especificar si es en efectivo, transferencia, tarjeta, etc.
- Resolución de facturación: número y fecha de la resolución expedida por la DIAN.
- Calidad de retenedor: indicar si el vendedor es agente retenedor del IVA.
Para que una factura tenga validez como título valor, también debe incluir la fecha de vencimiento y la constancia del estado de pago.
Tipos de factura reconocidos por la DIAN
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) reconoce varios tipos de factura, cada uno con características específicas:
- Factura de venta: es la más común y se utiliza en transacciones nacionales.
- Factura electrónica: versión digital de la factura de venta, obligatoria para ciertos contribuyentes.
- Factura de exportación: se emite cuando se venden bienes o servicios al exterior.
- Factura simplificada: utilizada en operaciones con consumidores finales que no requieren una factura detallada.
Cada tipo de factura debe cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN para ser válida.
Factura electrónica: requisitos adicionales
La factura electrónica debe cumplir con los mismos requisitos que la factura física, además de:
- Formato XML: debe generarse en este formato estándar.
- Código Único de Factura Electrónica (CUFE): identificador único asignado por la DIAN.
- Firma digital: garantiza la autenticidad e integridad del documento.
- Validación previa: la factura debe ser validada por la DIAN antes de ser entregada al comprador.
Consecuencias de no emitir factura
No emitir factura cuando se está obligado puede acarrear sanciones por parte de la DIAN, como multas y cierres temporales del establecimiento. Además, el comprador pierde el respaldo legal de la transacción, lo que puede afectar sus derechos como consumidor y su capacidad para deducir impuestos.
Conocer y cumplir con los requisitos de las facturas en Colombia es esencial para la legalidad y eficiencia de cualquier negocio. Asegurarse de que cada factura contenga todos los elementos obligatorios y, en el caso de las electrónicas, los requisitos adicionales, es fundamental para evitar inconvenientes legales y fiscales.
En tu empresa debes contar con un software contable actualizado y fácil de manejar que te permita cumplir con todos los requisitos fiscales sin inconvenientes.
