Hoy por hoy, las facturas electrónicas se han vuelto el nuevo modelo de facturas. Estas suplantan a las que se conocen como facturas tradicionales y generan un impacto positivo en el medio ambiente. En Colombia, el proceso de facturación electrónica se ha ido implementando paulatinamente y busca que para la fecha todas las pequeñas y medianas empresas comiencen ya con este modelo de facturación.
Las facturas electrónicas traen algunos beneficios, como mayor transparencia a la hora de realizar compras y pagos de productos y servicios, así como ayudan en la de reducción de costos en los procesos de impresión y el uso de equipos.
Estos son los pasos que se deben seguir para habilitarse como facturador electrónico ante la DIAN
Realizar la solicitud como facturador electrónico ante la DIAN
Es necesario conocer si la solicitud se va a realizar siendo contribuyente obligado o si se desea ser facturador electrónico de forma voluntaria. Para esta etapa es importante tener los datos de la empresa, como el nombre, correo electrónico y NIT.
Este es un proceso que se hace desde el portal de la DIAN, iniciando sesión y en la opción de facturación electrónica registrándose como facturador electrónico.
Es importante que para este primer caso ya se tenga definido un proveedor tecnológico con el que se desee trabajar. En caso de no tener alguna opción, puedes iniciar con Alegra, un sistema contable a través del cual se pueden expedir facturas electrónicas.
Solicitar la actualización del RUT
El RUT (Registro Único Tributario) es una forma de identificar y clasificar a las personas y entidades para conocer su actividad económica. Para su actualización debe enviarse un correo electrónico a la dirección habilitada por la DIAN ([email protected]).
El envío de dicho correo debe incluir el asunto de actualización y poseer los datos de la empresa. Posteriormente queda esperar a que la DIAN notifique que la petición como facturador electrónico fue actualizada.
A partir de este momento, el RUT contará con la responsabilidad de facturar de forma electrónica.
Solicitar la numeración electrónica
El sistema de numeración consecutivo ayuda a garantizar la veracidad de las facturas electrónicas y para su actualización es necesario solicitar una numeración electrónica a través del portal de la DIAN. En este caso corresponde ir al apartado de Numeración de Facturación > Solicitar Numeración de Facturación.
En este apartado también pueden incluirse algunos prefijos para identificar y diferenciar a las facturas electrónicas.
Solicitar la habilitación de los prefijos
Los obligados que deban facturar de forma electrónica y que posean más de un establecimiento donde se desarrolle su actividad económica, deberán indicar para cada uno de ellos prefijos no mayores a 4 dígitos.
Para habilitar los prefijos a utilizar, se debe enviar una carta ante la DIAN e indicar cuáles son los prefijos que se desean utilizar. Luego de su aprobación, estos se podrán asociar en el sistema y comenzar a facturar electrónicamente.
Con este video podrás conocer cómo se hace el procedimiento paso a paso
En conclusión, el proceso para ser facturador electrónico solo consta de pocos pasos. Sin embargo, puede depender del tiempo que tarde la DIAN en dar alguna respuesta. Lo recomendable es hacerlo con tiempo, contar con un proveedor tecnológico que permita facturar de forma electrónica y tener a la mano todos los datos de la empresa para realizar los registros de forma exitosa.
Si deseas conocer el calendario correspondiente a la facturación electrónica, te invitamos a leer este artículo. Allí conocer quiénes son los obligados a omitir facturas electrónicas según los nuevos anuncios de la DIAN.