La facturación electrónica posee la misma legalidad y competencias que la facturación tradicional, dado a que es un documento que soporta las transacciones tanto de compra y venta ya sea de bienes o servicios.
Según la DIAN toda persona natural o jurídica, que de acuerdo a lo señalado en el Estatuto tributario, deba emitir facturas, puede hacer uso de la facturación electrónica de manera voluntaria, y será obligatoria para todas las empresas en el 2019. Para quienes quieran empezar, deben realizar el procedimiento de habilitación señalado en el art. 10 del decreto 2242 de 2015.
A continuación te señalamos los pasos a seguir para que puedas crear tus facturas electrónicas:
Comuníquelo a la DIAN:
Antes de pasar al formato electrónico tu proceso de facturación, debes informar sobre tal decisión a la DIAN, a través de la entrega del formato 1301 junto a la documentación pertinente de la empresa.
Solicitar rango de números:
Dado que la facturación electrónica también es continua, deberá solicitar la nueva numeración en este nuevo formato a través del formulario 1302. Por otro lado, una vez haya llegado a su fin el rango de números asignados, deberá solicitar una nueva numeración por medio del formulario anteriormente señalado.
Obtenga el certificado digital:
Este proceso está constituido por la emisión del certificado digital y una clave privada asignada por la DIAN, la cual valida la legalidad de la emisión y firma digital de la facturación. Por su parte, la clave hace constar la secuencia única de dígitos que figura en cada documento fiscal que se emita.
El certificado digital también es usado para anexar los informes contables de su empresa o negocio, los cuales deberá cargar en el site de la DIAN periódicamente.
Acuerdos con sus clientes:
Dado que estará realizando un cambio importante en la manera de facturar y llevar la contabilidad de su empresa, debe comunicárselo y acordar tanto con sus clientes como proveedores, que los documentos fiscales que emitirá y por tanto deberá recibir serán electrónicos, de modo que toda la cadena de valor se encuentre integrada.
Ya puede empezar a facturar:
Finalmente ya podrá hacer uso del formato electrónico para la emisión de sus facturas, con la recomendación de elegir un proveedor de software contable que le brinde beneficios para llevar la facturación y contabilidad de forma organizada.
Recuerde hacer uso de las herramientas digitales que están disponibles para que su empresa se mantenga en la vanguardia y le permita ofrecer el servicio que sus clientes y proveedores necesitan.