La actualización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en materia de la nómina electrónica 2021 dejó en manifiesto dos temas:
- El avance informático de Colombia
- El ahorro que tendrán las empresas a través de los pagos a sus empleados.
- Desde 1 empleado, se debe utilizar esta herramienta.
Es significativo el impacto que la nómina electrónica en Colombia está ofreciendo al recortar gastos en papel, tiempo, almacenamiento y logística.
Además, los beneficios aumentan al considerar la suma de costos y deducciones relacionados con la nómina, validados por la DIAN en la declaración de renta.
Pareciera complejo, pero al final todo se resume en un archivo tipo .XML que incluye la información que ya conocíamos, pero mejor organizada y siempre a disponibilidad del empleador y el empleado.
Quienes están obligados a presentar la nómina electrónica son los contribuyentes que:
- Que contraten personal mediante contratos de trabajo (desde 1 empleado en adelante).
- Realizan pagos en cuenta que se derivan de una vinculación por relación laboral o legal y reglamentaria, o por pagos a pensionados.
A considerar que no es necesario si el empleador no declara renta.
Ahora sí, hay que sacar el máximo valor de esta herramienta proporcionada por la DIAN, vamos a analizar cada uno de sus 4 pasos sumamente sencillos.
Paso 1.- Documento Soporte de Pago de Nómina
La realización de la nómina electrónica en Colombia inicia con la emisión del documento Soporte de Pago de Nómina que, de acuerdo con la propia DIAN, se define como el:
“Soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – que se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria. Está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de los mismos.”
Este Soporte de Pago de Nómina contiene la siguiente información:
-
- Apellidos y nombre(s) o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT).
- Apellidos y nombre(s) y NIT del beneficiario del pago.
- El Código Único de Nómina Electrónica (CUNE).
- Número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
- El valor total diferenciado.
- Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA.
- El medio de pago para hacer la entrega de la contraprestación económica.
- Fecha y hora de generación.
- Firma digital.
- Apellidos y nombre(s) o razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas con su identificación del software. (Este es un tema importantísimo al que le dedicaremos un extra en esta nota)
A considerar que este documento se debe generar por cada empleado, consiguiendo un archivo .XML al finalizar cada proceso.
La información previa ya se utilizaba en las nóminas convencionales; sin embargo, dependiendo del volumen de empleados y capacidad de tiempo y personal, podría significar un reto manual. Afortunadamente, existen softwares de contabilidad autorizados por la DIAN que incluyen más opciones y son muy versátiles, como “tu nómina electrónica”.
Paso 2.- Envío de archivos .XML
En los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al pago o abono (nómina o pensión), se deben enviar los archivos .XML a la DIAN.
Considere los siguientes conceptos que siempre debe verificar antes de hacer el envío:
- Valor devengado de nómina: constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago. (Sueldo, Bonificaciones, Horas Extras)
- Valor deducido de nómina:se detraen de los valores devengados de nómina por parte del beneficiario del pago. (Aportes de salud, aportes de Pensión)
Para hacer el envío debes contar obligatoriamente con un software dedicado a este tema. Hay muchos que ofrecen “apoyo”, pero te recomendamos los que estén dedicados en su totalidad a hacer la nómina electrónica. Entre los más populares en Colombia en la actualidad está el de Alegra.com. También es posible crear un software propio, pero deberá cumplir con la reglamentación de la DIAN.
Recuerde que sin importar la decisión que prefiera, deberá notificarlo a la DIAN.
Paso 3.- Validación de la DIAN y ajustes
En caso de que los archivos .XML presentados sean correctos, la DIAN dará su validación. Sin embargo, en caso de que existan errores, se deberá llenar un documento extra llamado Notas de Ajuste, anexado al de Soporte de Pago de Nómina. Esto será de forma individual, no es necesario aplicarlo en todos los archivos .XML, sólo en aquellos que presentaron errores.
Paso 4.- Verificación del PDF o CUNE
Una vez que se recibió la validación de la DIAN, es recomendable hacer una última verificación sobre el PDF o CUNE devuelto. Esta es una de las características más interesantes de la nómina electrónica en Colombia: la sencillez para mostrar estadísticas valiosas de cada empleado, como su sueldo y jornada.
Como empleador, se deben conservar estos documentos completos por un mínimo de cinco años, contando desde el 1ro de enero del año siguiente al de su elaboración.
EXTRA 1. Beneficios que se sienten
La nómina electrónica:
- Acelera el proceso de utilización de costos y deducciones relacionados con nómina.
- Ofrece devoluciones automatizadas y sugerencias para mejorar las declaraciones.
- Actualización prácticamente en tiempo real de costos, deducciones e impuestos.
EXTRA 2. Es ecológica y segura
El único espacio que usted necesita para guardar la nómina electrónica de su empresa es el de su disco duro o el de una nube digital. Se acabaron las cajas interminables de papel en bodega. Esto implica que salvará unos cuantos árboles en el proceso.
Considerando que la nómina es digital, es posible acceder a ella desde cualquier dispositivo electrónico con Internet. Gracias a esta característica, la nómina también adquiere una característica fundamental: no se puede perder, ya que estará siempre protegida en la nube.
EXTRA 3. Ahorros casi automatizados
La realidad es que hay otros factores a considerar para mantener el ritmo mensual de la nómina electrónica, desde tener un control en los conceptos de devengados y deducciones, hasta contemplar el valor acumulado. Considere la opción del software para ahorrar cuanto pueda, ya que el objetivo final de la DIAN es ayudar a los contribuyentes responsables. Sin lugar a dudas, que pueda hacerlo de forma automatizada, le permitirá ver un mayor crecimiento y control de su negocio.